打造你的高效會議
開會是一個從讀書時代到出社會進公司做事都會進行的事情，不論是規劃大學迎新、送舊的會議，寫論文與教授討論的會議，公司內商業執行的討論，只要是正式的討論我們就會稱之為「開會」，然而若你心中曾有過以下6項疑惑，覺得對開會印象不是這麼好，那麼讀完本篇文章也許能幫助到你！
- 不解常常一天下來開會議的時間比做事情的時間還長；
- 不懂為什麼會議結論的待辦事項很少被具體落實；
- 感覺開完會只會讓自己事情變多；
- 會議中不曉得自己何時發表意見；
- 會議從來沒準時開始或結束過；
- 不明白自己要參加這場會議理由。
｜會議的規模決定產生的是方案或是行動
會而不議、議而不決、決而不行、行而不檢，這16個字是筆者認為「開會」遇到的相對糟糕的情況，會議本質就是一種討論，同時會議也只是一個起頭，成功執行才是真正的結尾，讀者可檢視是否有遇過這4種情況：
1.會而不議
當會議的討論陷入毫無頭緒的發散，稱為「會而不議」，如果今天與會的一共有7位，過度發散浪費的1分鐘等於浪費7分鐘，其中不乏中高階主管的時間對組織來說更是浪費；若反過來思考，當你於會議前充分溝通，思考哪幾個人會在會議中提出反對意見，把反對意見提前化解掉，在某些會議中也不失為一個技巧。2.議而不決
當擁有決策權的人(Key person)，並不在這場會議，使指這場會議無法做成任何有效決策，稱為「議而不決」，譬如公司要在第三季採購一台5,000萬美金的機器設備，而這樣的設備的核決權限需要副經理層級的人才能核決，然而今日這場會議副經理並未與會，是由其職務代理人出席參加，將會使會議的待辦事項無法確認，通常這種會議會重開一次，所以Key person沒參加的會議，很容易導致議而不決。
3.決而不行
一場會議能產生好的結果，一定不只歸功於主持會議者，更是因為參與其中的人，然而一場有效率的會議通常只會有幾個重要決策，可若會議決策沒有後續的行動，容易流於形式，這種狀況叫做「決而不行」。
4.行而不檢
當有效決策於會議中產出，若沒有人檢視決策帶來的最終成果，也可能使得整場會議功虧一簣，好比行銷部的部門會議，每週會針對公司新產品的市場調查進行匯報，當行銷部門認為新產品的銷售是受市場消費者青睞而放大廣告預算進行操作時，卻沒有看到預算投入後的預期的營收增加，此時該檢視的除了廣告的操作外，更重要的是當時新產品的市場調查匯報的會議上做成的決策是否有無效或者有可以優化的地方，透過檢視的過程，優化每一場會議產生的決策有效性，不斷整合、不斷精煉，才能達到會議最終的目的。
上述4種情形，是一場會議能否成為高效率的負向指標，若要使一場會議能產生有效且可被衡量的決策，可採用行動要求(Call To Action,CTA)來達成，所謂的CTA以字面上的意思來說，即係號召、呼籲，以作出某種行動，原本CTA主要被電商應用在各類網站、EDM或是Banner上讓使用者達成轉換(購買)，為電商帶來更高的轉換率，最普遍的CTA形式就是一個按鈕包含了醒目且意象清楚的字體，並在下面補充兩句話作為註解，譬如點我結帳、點我開始等字樣，然而應用在會議中，則是類似的概念，會議的進行尊重所有與會者投入的時間，最好的方式是讓所有與會者都有所收穫，避開上述的負向指標，運用CTA概念，從而產生正向回饋。
｜會議CTA執行步驟如下：
步驟一、Attention 行動注意
此步驟主要是要引起與會者的注意，確認所有與會者於會議開始前清楚知道會議目的，並且將會議預計流程(時程)立於會議室顯著地方，譬如白板、第二投影幕；若為線上會議則可設布景或者線上白板。
步驟二、Attraction 行動吸引
指定一人於會議開始前10分鐘提醒大家準備進入，5分鐘第2次提醒，1分鐘即將開始，並於會議結束前15分鐘提醒、10分鐘第2次提醒、倒數3分鐘提醒，確保會議準時開始且不延遲結束。
步驟三、Assistance 行動協助
走一遍天使代言人，也走一遍魔鬼代言人(可詳打造你的心智模型)，指定正方意見表達以及反方意見表達，促發更多好點子。
步驟四、Again 回扣行動
純討論不如真行動，安排下一次行動會議，讓 CTA 不斷循環執行。
｜會議CTA執行步驟範例如下：
情境模擬：
近期有客人多次反應同一商品後品質不佳，身為營運部主管的你需要確認檢驗商品流程、並與採購部確認外部廠商資訊、客服部確認客服反饋、財務部確認退款流程等事項，CTA執行步驟如下：
步驟一、Attention 行動注意
「會議目的：確定產品品質具體問題，並且進行商品校正，內部流程優化，客戶後續服務。」
營運部與會人：
- 品檢流程；
- 品檢結果。
採購部與會人：
- 採購條件；
- 退貨條件；
- 剩餘庫存；
- 下次採購數量。
客服部與會人：
- 客戶反映案件占銷售總數比例；
- 客戶主要需求；
- 客戶主要回饋。
財務部與會人：
- 統計退款金額；
- 統計內部品檢、客服、對外廠商溝通之總成本；
- 啟動後續不良品條件談判賠償。
於執行步驟一時，應於會議前收集各部與會人上述相關資訊，並安排各部會報告議程至Agenda，請與會部門提供該部門回報資料所需時間。
步驟二、Attraction 行動吸引
可指定其中一人與會者負責提醒，盡量不要是會議主持人即可。
會議前提醒：
- 10分鐘：會議還有10分鐘就要開始，請與會的的主管及同事陸續至會議室。
- 5分鐘：會議還有5分鐘就要開始，請尚未至會議室的主管及同事現在前往會議室。
- 1分鐘：會議即將開始，請主持人準備。
會議中提醒：
- 15分鐘：會議還有15分鐘結束。
- 10分鐘：會議還有5分鐘結束。
- 3分鐘：會議即將結束，最後3分鐘，有請會議主持人。
步驟三、Assistance 行動協助
針對是否要退款給客人，正方可指定客服部與會人，從其服務客戶的角度進行天使代言人模式，反方可指定財務部與會人為魔鬼代言人，列舉不該退款等事由，該情境當客服部收到客人認為產品品質不佳的地方主要是來自於外觀上的瑕疵，一般流程除了退換貨外再來就是退款等進行，然而就客服部立場來說，客人至上，不一定能站在公司利益最大化的角度思考，因此魔鬼代言人的指定就非常重要。
天使代言人：「這幾個客人非常生氣，堅持要退貨退錢，且還要跟我們求償，站在客戶立場，為保持公司良好商譽以及我們對消費者的承諾，我們應該直接賠錢，然後跟供應商求償。」
魔鬼代言人：「供應商除了這款商品的合作外，還有幾款熱銷且品質又好的爆款品，跟供應商求償會破壞關係，考量後續更換供應商的成本，我們不應該貿然得罪供應商，應該跟客戶溝通，換貨或者發放折價券。」
透過如此的辯論能遠離團體決策機制失能，決策效果隱誨不彰的問題。
步驟四、Again 回扣行動
當我們取得與會者的共識，決定先發放折價券給客人，並且追查供應商不良品製程，以及優化供應商採購合約，如能舉證採購商品有不良品，應由供應商負責退換貨及相關賠償事宜；下次CTA行動會議與會者有：
- 營運部：綜整進度並且確認第一階段會議決策是否有效。
- 客服部：回報客戶接受程度以及是否仍有退換貨情形。
- 採購部：回報供應商接洽狀況。
- 法務部：負責與採購部協作擬約。
快速總結重點：
- CTA重點在行動，不要花太多時間討論，也不要搶話，這個模式的精神有別與傳統會議，不需要評判也不要批評，重點放在產生行動上。
- 透過專人負責提醒、指定專人表示特定意見，大家輪流，能讓氣氛活潑，能讓大家一起投資的時間，共同努力得出最好結果。
- 任何會議要順利運轉，得讓所有與會人都動起來，讓點子離開簡報，讓每一次的會議都落實在行動上。
- 當所有人看法一致，並不能證明彼此取得共識，而是代表有人沒在思考，此時會議主持人可適時指派不常發表想法的人進行天使/魔鬼代言的角色。
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