打造你的人生管理綜合系統(Integrated Life Management System)

當你被工作上各種事項壓著喘不過氣，回到家後還要應對其他生活的雜事，包含車子維修、廁所燈泡需要更換、買給另一半的情人節禮物、藥局買口罩、幫家中毛小孩買飼料等，你手邊真要定義可能已有30~100個以上的事項(或者專案)待處理，你知道其實你的大腦很不擅於處理這種事情嗎?

近期筆者在梳理工作與生活大大小小的事項，獲得不錯的心得之一即係現代人的工作與生活可能不再有明確界線，你會需要一套人生管理綜合系統(Integrated Life Management System)來處理那些你放在心上的大小事，也許讀者開始意識到，偶爾下班後還會被工作追殺(不論是你的主管或者你的同事)，即便特地安排了假期，在某一些時刻還是會不經意想起那些懸而未決的事情，使得你無法徹底放鬆，一般來說事情會在腦海中盤桓的理由，主係在於預期結果與行動步驟尚未獲得合宜的界定，而且並未將其備忘提示放在自己會適時查閱的可靠地方，舉例而言許多人會將家中鑰匙放置於門口，或者一大早要帶出門的東西放置出門必會經過的地方，順路拿出門的這件事情，可以讓我們安心許多，而這個技巧筆者稱為「放在門口的小技巧」，這樣的技巧如果應用在更多的工作與生活中，把你心中盤桓的事項、各種一閃而過的念頭，尤其是有附加價值的念頭，能具體捕捉到某個能提醒你採取行動的地方，你就會感覺更輕鬆，思路更清晰，進而能積極完成更多事項！如果你對於如何有效消除心中懸而未決的事項尚未找到心法及執行訣竅，相信讀完此篇文章你能將其轉換為一個實用的心智模型！(心智模型的完整敘述可詳打造你的心智模型一文)。

｜不行動的事項應和需要行動的事項一樣，必須有獨立的系統來妥善梳理。

每個人一天擁有的時間皆為24小時，以三等分來區分的話則為8小時工作、8小時生活、8小時睡覺，即便比例可以微調，但長期平均而言大部分人接近於此比例較為普遍，因此不僅只有工作上的事情會佔據你的心，生活的事項同樣也是，也許你在工作上會以系統、輔助工具來幫助你完成工作各項事務，但僅有少數人會同樣具體建構一套系統在生活當中，更別說建構一套系統要適用於生活及工作中，也因為人無法真正達到「多工處理」的狀態，亦即無法在同一時間將全部的專注力投入到兩件以上的事情，若嘗試這麼做，將會大幅降低成效，如果把所有事務都只存在大腦，就表示正在試圖進行多工處理，這不僅在心理上無法達成，也是許多人的壓力來源，本篇談的人生管理綜合系統將以GTD(Getting Things Done)的底層邏輯結合Google Keep應用為主。

｜何謂人生管理綜合系統?(Integrated Life Management System)

人生管理綜合系統(ILMS)係指我們個人用來維持適度應對人生各種情況的工具、結構、內容及實踐的集合系統，涵蓋個人生活及工作的流程，流程包含梳理方式和檢視回顧流程，用以確保相關的承諾、提示和訊息可以毫無遺漏地持續更新，隨時隨地對工作和生活實現最佳控制和專注，綜整系統的重點如下：

1. 人生管理綜合系統就是俗稱的工作與生活保持平衡的具體執行層。
2. 並非單純的紀錄清單，而是完整涵蓋流程建立、回顧、持續更新等。
3. 當你架構好這個系統，能讓你的大腦專注做它擅長的事情(創造及想像而非記憶及回顧)

｜何謂GTD?(Getting Things Done)

GTD係由David Allen於2001年首次提出的概念，核心論點在於時間管理及注意力分配等議題，藉由梳理所有開放式迴路事項，記錄在外部大腦中，並提示下一步行動，GTD並非創新模式，而係讓人們在潛意識中運用的原則浮上檯面罷了，因為人類的心智就是被設計來基於認知到的格局來產生各種想法的，而不是用來記憶任何事的，筆者認為傳統的時間管理方法本質上就是一個假議題(理由可詳打造你的成就感清單-DONE LIST一文)，但David Allen提出的GTD，有幾個較為新穎的觀念：

1. 開放式迴路(open loop)事項，所謂的開放式迴路可以把他想像成一個沒有邊界的或者邊界不清楚的事項，它會隨時拉走你的注意力，但你卻還沒決定要放在哪裡或如何去做的這些事情，無形之間對你的心智能量耗損巨大，這種內建扣血制度如果用投資來比喻的話可能是那些每年不斷內扣高額費用的共同基金(Mutual Fund)，讓你的績效不斷打折。
2. 你做出的承諾比你想像中還多，無論承諾大小，人都會下意識持續追蹤進度；一般人不是缺乏足夠的知識或執行的動機，而是沒有意識到這個流程沒有確實執行要付出多大的代價。
3. 被動思考的誤區，一般人用被動思考來過日子，讓開放式迴路事項交託給內在的自己(你的內心)，內心其實沒有能力有效處理這些雜事，當你允許日常生活中的各種事項，譬如居家住所、家人、健康、財務、生涯、或人際關係等問題潛伏在你的心裡時，就是我們的意識層面停止運作了，除非你在某個地方設置提示，讓大腦「知道」你一定會去查看，在設置好提示之前，大腦仍然不會放鬆，重點是讓大腦知道你一定會去查看並採取下一步行動，因為只要有任何尚未完成、自己也清楚必須執行的大小事項在腦海裡翻攪，人們就絕對不可能真正放鬆、進入有效率的工作模式。
4. GTD核心重點，將你認為需要被完成的任何事情，最關心的專案或關切事情、哪件事情讓你心煩意亂、分心、感興趣，耗掉你絕大多數有意識的注意力的事項，全部記錄到頭腦以外的可靠系統，並且頻繁地檢視、再梳理，直到該事項達到你心中認為的完成狀態為止。這裡指的完成並非要將事情做到令你滿意，而是你完全理解這件事情，只有完全理解所有無須處理的事情，才能因為選擇不去處理而感到愉快，你是無法騙過自己的大腦的。

當你在決策任何一項事情時，若在決策當下可以不必思考這件事，而且又能有信心在適當的時間點收到「可採取行動」的提示，譬如家裡鑰匙放在出門必經的門口之處，出門時即會自動被提醒需要拿鑰匙，然而這樣的提醒模式，可使各類的專案和情勢保持明朗，盡在自己的掌握之中，如此一來便可將之置於腦外，卻又不會讓我們錯失任何有潛力的有用點子。

｜GTD與待辦事項清單的關係?

在打造你的成就感清單-DONE LIST一文中筆者有提出過我對待辦事項的看法，當你拚了命記錄那些沒做到的事情，辛苦忙碌了一天看著那些還存在於清單上仍舊未成完的待辦事項，是無法解放你的大腦，因此GTD中需要羅列的開放式迴路(open loop)事項並非傳統的待辦事項清單，亦不等於雜事清單，你需要列出達到預期結果前必須執行的下一步行動，舉例如下：

傳統待辦事事項清單To-Do List

1. 待完成109年xxx公司的稅報審閱。
2. 待確認股票代號xxxx的資金配置。
3. 待確認6/22跑步時間點。
4. 待確認7月家庭日聚餐。
5. 待確認下一篇文章主題。

這是筆者原本的待辦清單，有工作上的事情、投資理財、個人休閒、家庭事項等，這種格式就是傳統上的待辦清單，但如果你仔細一看，這些被記錄在清單的內容並沒有辦法給你一種放鬆的感覺，反而會讓你覺得還有無止盡的事情尚未完成，主要的關鍵在於它沒有下一步行動的提示，因此它沒有辦法解放你的大腦，在你看到清單事項後，你的大腦仍舊得去提取相關記憶，耗取心智能量，而這正是你的大腦最不擅長以及你做事情感到障礙重重提不起勁的主要原因，因此GTD版本的清單以1.為例，會修改成：

GTD清單

1. 待完成109年xxx公司的稅報審閱。

• 2/5致電Jason確認查帳期間※同時設置提醒以及與聯絡人資訊清單結合。
• 查帳場地決定
• 發信給Jimmy確認上述期間可否借用場地。※同時設置提醒上述確認後執行此步驟
• 查帳資料清單確定
• 找Jessie拿清單，確認後安排給同仁接手。
• Sean負責事項※分派任務時信件一併週知。
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• Anz負責事項※分派任務時信件一併週知。
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附上Google Keep截圖：

1.設置Google Keep項目標題

2.設置Google Keep日期提醒

3.系統自動更新至Google calendar(行事曆)*

*行事曆可分為三大主軸：啟動專案的提醒、可能想參與的活動、決策的催化劑。

 4.Gmail系統旁的keep，可擷取對應的資訊提示你的下一步行動(發信)

在GTD清單中，為了避免多次自大腦提取相關記憶，你需要在清單上寫上項目時，同時設定好下一步動作，並且設上提醒功能，當你結合下一步動作以及自動提醒功能時，你的大腦已經可以得到初步的解放，好比你將明天需要帶出門的東西放置門口或者前一天晚上一次準備好放到你每天揹出門的包、帶出門的行李箱內等，與上述的操作是相同概念，你可以使用你慣用的工具，不論是紙本或者電子化的方式，譬如app或者本篇文章分享的Google系列工具，單純是以目的導向與便捷而定，由於系統的結構和內容都必須經過高度的個人化決策，並取決於個人梳理和維持這些資訊需花費的時間與此資訊的價值，光梳理、歸檔，隨時擺在眼前還不足以讓大腦清空這些項目，還需要相信自己一定會妥善檢視並處理這些事項才行！因此梳理過程的核心，第一步關鍵就是得從各種事項中分辨出可行動的項目，並且保持隨時更新，一旦缺乏更新，使系統與事實不符，人們的大腦就會不再信任這個系統，因而無法從這些低層次的心理任務中解脫，接著大腦就必須回到一開始的記憶、加工與提醒工作，而如同本篇文章開頭所述，大腦處理這些工作的效率並不高。

｜專業人士面臨最大的壓力，都源自於自己在生活中忽略的部分。

人生管理綜合系統的核心，在於需經常檢視所有可能需要行動的事項，而且次數要夠頻繁，才能避免大腦收回執行記憶與提示的工作，因為大腦非常不善於立刻想起某事，但當眼前有具體事項可以評估時，大腦在創造力的思考方面則會發揮絕佳功能(更多有關於大腦的敘述可詳打開你對世界認知的關鍵一文)，當你有效因應內心承諾，梳理各大小事情並做出決定，把成果擺在你頻繁檢視的系統中，加上考慮好執行的時間，你的大腦才會釋放掉這件事情；只要有個「決定不做決定」的系統，即使做出「不做決定」的決定也沒關係。

從零開始架構系統好處是就算從傳統的待辦事項開始僅僅多加下一步行動，也能讓你的人生清晰許多，當你讓大腦的專注力維持在適當且有效率的狀態，妥善建立日後思考與行動的觸發點，光這樣做就能讓大腦放鬆。

這個系統的設計可以讓你綜覽自己在個人及事業領域的所有專案，前提是你已經先窮盡所有事項，並且區分需行動項目以及無須行動項目，筆者認為一定要以同樣審慎、明智的態度來檢視個人生活事項清單和工作事項清單，工作及生活中舉凡「需要你投入專注力以及各種資源才能完成的項目」，都有可能成為開放式迴路(open loop)事項。

｜梳理這些思維之所以極具價值，並不是因為我們能有效使用每一個想法，而是梳理的過程中能幫助我們持續思考。

藉由GTD的方式進行梳理的首要目的是降低認知的負擔，也就是避免不斷地想：「我在這件事上要做些什麼?」人的意識裡面，似乎有某部分無法分辨打掃、買晚餐、併購公司或改善個人財務狀況等不同承諾差異，基本上都屬於承諾，只有履行跟違背的差別，如果只將某件事放在心中而非當下立刻處理，該事務就會變成一項遭到背棄的承諾，因此用來追蹤行動備忘提示最有效率的方式是想到該行動的當下立刻加入清單中，若你沒有將其記錄在GTD清單中，一旦人們告訴自己該做些什麼事，卻將該事項儲存在大腦記憶裡，大腦就會認定你應該隨時去做那件事，也就是說給自己兩件需要進行的事，卻只用大腦記憶，就會立刻自動創造壓力與失敗的感受，因為人們無法一次同時專注處理兩件事，但大腦卻會持續認定你需要為這些事負責；譬如過去某個時刻可能是1年前，曾告訴自己應該要打掃並整理的環境，例如你的房間之類，人們腦中的某個部分就可能在過去1年間24小時不間斷認為：「你應該要好好整理房間」，你是否曾經聽過腦中那個聲音，每一次經過該區域時，都會發出的細小聲音：「我們為什麼只是經過這些房間?我們不是應該要好好整理嗎?」，如果想讓這個聲音消失，你需要主動重新協商承諾內容，如果能在約束中仍感自如，那你就自由了。

｜我非常了解所有目前尚未處理的事；若我決定要做，馬上就能開始。

在建置你的人生管理綜合系統中，若需過分思考或花費過多心力才能將內容放進系統，人們就不會去採取這項行動，畢竟這個系統主要是為了幫助你解決拖延，解放你的大腦，若行動清單上有一大堆未分類的事項，但卻無法在單一情境下完成所有任務時，你的大腦就會逼自己不斷重新考慮所有事項。

你有權去想像做很酷的事，而無須在當下承諾要做什麼，有賴於你解放你創意思維，你可以不必失去與專案、主題或議題任何你有興趣想法，為此可以在GTD清單中，建立「將來/也許清單」，為你的創意以及想像建立清單，裡面可以記下你所有希望發生在生命中的事件，可以是夢想，可以是在你財富自由後想做的事情，可以是在你無拘無束的時候可以做的事情，將其全部羅列上去，有時光看著這個清單就能讓人對未來充滿願景，然而這個清單若失去活性、失真或太過冗贅，就應該加以清理，避免整個系統染上過時的病毒，若某些靈感不是能直接收入至行動清單的下一步行動，就仍需記錄到適當的地方進行妥善整理，譬如將來/也許清單，總之在決定該如何處理前，請務必妥善保留所有想法，以下提供筆者的將來/也許清單，裡面有夢想也有尚未決定但會有想要完成的事務，皆可羅列上去：

快速總結本篇文章重點：

1. 當你願意實行人生管理綜合系統，你往往已踏上個人發展的旅程，同時你大概也不會認為自己一年後仍需處理與眼前類似的事務。
2. 一直忙著把水從有破洞的小船舀出來，會降低人們指引航向與全速前行的能力；使用GTD中的下一步行動清單可有效排除阻礙創造力能量流瀉的障礙。
3. 人們在處理占據注意力的事情時，能發現真正應該占據注意力的事情。
4. 當你的所有專案(事務)及開放式迴路都被妥善追蹤管理時，人生的局勢也會大不相同。